Работайте меньше и добивайтесь большего

Уже несколько лет я использую один метод, помогающий увеличить продуктивность, — систему дневных/недельных задач. Я много раз писал об этой технике в тематических изданиях.

Вот ее суть:
1. Вам потребуется два списка задач: первый – на день, второй – на всю неделю.
2. На протяжении недели постепенно перемещайте пункты из недельного списка в дневной.
3. При работе концентрируйтесь только на задачах текущего дня. Когда все пункты выполнены, рабочий день закончен.

Достоинство этого метода в том, что он позволяет избежать лишней работы. Вы избавитесь от вечной проблемы, связанной со списками задач, – желания отложить дела на потом.

Несмотря на всю простоту этой методики, я часто получаю по электронной почте письма с приблизительно одинаковым содержанием. Вот как выглядят такие сообщения: «Здравствуйте, мне нравится ваша система, но у меня есть одна проблема. Я лезу из кожи вон, но у меня никогда не получается выполнить все задачи за день. Где-то на середине я сдаюсь. Что мне с этим делать?»

Мне ответ кажется очевидным – если вы не можете справиться с планами на день, вы, похоже, ставите планку слишком высоко. Составьте список поменьше и закончите его. Проще некуда, не так ли?

К сожалению, практически никто не следует своим советам. Все заявляют, что им нужно обязательно выполнить всю эту работу, поэтому сделать список короче не получается. Вместо того, чтобы поставить перед собой более простые цели, они продолжают составлять списки, которые не могут закончить.

Вы работаете меньше, чем вам кажется (или почему такие письма сводят меня с ума).

Обычно от моего предложения работать меньше отказываются, и очень зря. Если человек не может составить меньший список и в итоге справляется только с половиной задач, не имеет значения, насколько много он запланировал. Никому не интересно, сколько работы вы собирались выполнить – важно то, сколько вы действительно выполнили.

Эта тенденция к преувеличению собственной работоспособности распространена достаточно широко. Даже специалисты по продуктивности не всегда могут с ней справиться. Кэл Ньюпорт (автор книги: «Вы слишком хороши, чтобы Вас не заметили») выразил свое беспокойство по поводу того, что своим наиболее важным задачам он посвящает недостаточно времени.

Я тоже подвержен этой проблеме. Мне кажется, что разница между такими людьми, как я или Кэл, и большинством остальных заключается не в том, что нам магическим образом удается сделать больше, а в том, что мы находим время на определение собственной работоспособности. Я провел достаточно измерений, чтобы понять, сколько часов я трачу впустую.

Если человек, никогда не удосуживавшийся скрупулезно просчитать свое рабочее время на протяжении нескольких дней, не может выполнить все задачи из своего списка, он с большой вероятностью не станет снижать планку. Скорее, как это ни смешно, он добавит в следующий список еще больше пунктов.

Почему стоит сократить объемы работы?
Система целей имеет смысл лишь в том случае, если каждую из них реально выполнить. Зиг Зиглар говорил, что цель должна находиться вне зоны досягаемости, но в поле зрения. Если вы не можете справиться и с половиной своих списков, вы просто понапрасну тратите время.

У меня есть два предложения на этот счет:
1. Мы должны попытаться узнать, сколько времени мы тратим на работу и чего мы фактически добиваемся. Вести дневник затраченного времени сегодня проще, чем когда-либо, благодаря специальным сервисам.
2. Когда мы знаем, как мы в действительности используем рабочее время, можно начинать постепенно улучшать ситуацию. Но не стоит притворяться, что на следующий день мы станем супергероями.

Если в ходе ведения учета вы обнаружите, что эффективно используете лишь 4 часа в день (обычная ситуация), не стоит пытаться убедить себя в том, что вы сразу же начнете работать вдвое больше. Лучше двигаться небольшими шагами. Попробуйте увеличить отрезок до 5 или 6 часов. Через несколько недель проверьте, добились ли вы прогресса.

Зачем двигаться постепенно?
Если вы не очень похожи на того, кем вы себя представляете, а планированием вашего времени занимается именно этот идеализированный образ, продуктивность неизбежно падает. Я могу сказать, что за несколько лет комбинирования двух различных подходов наиболее продуктивными были те дни, в которые я следовал короткому, но выполнимому списку.

К сожалению, если вам кажется, что вы можете работать 8 часов напролет, а журнал говорит только о двух, планирование теряет всякий смысл.

Конечно, мы всегда запоминаем тот день, когда нам удалось составить длинный список задач и справиться с ним. Это сбивает с толку, так как всегда можно повысить результат, прикладывая максимум усилий. Но это отнимает слишком много энергии, и в таком режиме тяжело продержаться больше недели-двух. А цель должна заключаться в повышении постоянного уровня продуктивности.

Как извлечь выгоду из этих советов и начать добиваться большего?
Первое: ведите дневник. Я всегда обходился карандашом и бумагой, но если вы на короткой ноге с техникой подкованы, используйте одно из множества приложений, помогающих измерить затраты времени. Записи – это настоящая заноза в мягком месте, но без них не обойтись, если вы хотите установить подходящий стандарт для своего рабочего расписания.

Вместо дневника можно вести запись заданий, которые вам удалось завершить за каждый день. Это менее надежный способ, поскольку количество задач может варьироваться, но если продолжать наблюдения достаточно долго, можно получить неплохое представление о том, сколько задач за день вы можете в среднем выполнить.

Второе: установите свой новый стандарт продуктивности чуть выше текущего среднего уровня. Если на работу уходит 4 часа, попробуйте увеличить время до 5 или 6. Если за день выполняется 8 заданий – постарайтесь справиться с 10 или 12.

Третье: старайтесь придерживаться этого уровня на протяжении целого месяца, после чего сравните результаты и выясните, повысилась ли ваша продуктивность. Месяц – подходящий период времени, потому что результаты за более короткий срок могут быть завышены из-за всплеска мотивации в начале использования метода.

Наконец, если вы все же не приближаетесь к своей цели, попробуйте увеличить работоспособность еще на 25-50 процентов. Постепенно увеличивая нагрузку, вы в конце концов достигнете более высокой продуктивности. Рано или поздно этот путь исчерпает себя, и станет все тяжелее работать больше, не затрачивая при этом слишком много энергии, но большинство достижений на начальном этапе можно получить благодаря простой реорганизации своего расписания и меньшим затратам времени, а не попыткам работать дольше.

Если вы серьезно настроены добиваться большего, вот краткое изложение моего метода:
1. Ведите дневник затраченного времени или подробные записи выполненных за каждый день задач в течении нескольких недель.
2. Поставьте перед собой цель увеличить объем выполняемой работы на 25%.
3. Через месяц снова измерьте свои результаты. Если вы добились успеха, попробуйте поставить новую цель или просто поддерживайте продуктивность на текущем уровне.

Надеюсь, этот подход поможет справиться с проблемой планирования десятичасового рабочего дня, за который на работу в действительности уходит только три часа. Для достижения высоких результатов нужно работать не больше, а лучше. А как вы можете работать лучше, если даже не знаете, насколько хорошо делаете это сейчас?

1 комментарий

avatar
Очень толково написано. Молодец!
Чтобы писать и задавать вопросы в комментариях – зарегистрируйтесь на сайте.

Если вы уже зарегистрированы, то .